Stor vekst krever solide systemer

En liten Douchebag og stor Douchebag: Basehopper Karina Hollekim viser vei for neste generasjon. Foto: Karina Hollekim privat

Liten krok skal tidlig krøkes: Basehopper Karina Hollekim viser vei for neste generasjon. Foto: Karina Hollekim

På samme måte som en tenåring vokser ut av klærne og lekene fra barnerommet, vokser en gründerbedrift ut av oppstartsfasen. Det krever omstilling.

Når en gründerbedrift befinner seg i den første fasen av oppstarten, har både bedriften og omverdenen en viss toleranse for at ikke alt går 100 prosent knirkefritt. De første kundene er gjerne klar over dette, og viser forståelse for at det er utfordrende å være en nyetablert bedrift. Men etter hvert som bedriften vokser, så vokser også forventningene.

Da vi var nystartet i 2012, var det mange som syntes det var sjarmerende at salgssjefen vår, Erling, kjørte Norge på kryss og tvers i et vrak av en varebil for å gjøre personlig innsalg til nye butikker. På kvelden slo han opp telt utenfor den neste butikken han skulle prate med morgenen etter.

Men nå som vi har utviklet oss til å bli en global bedrift, så forventer naturlig nok kunder og partnere å bli møtt av en proff og seriøs aktør som har full kontroll i alle ledd. De ønsker for eksempel ikke å se salgssjefen vår sove i telt utenfor butikken sin.

Noen kaller det gjerne voksesmerter – i Douchebags kaller vi det systemutvikling. Vi la opp til en kraftig vekst helt siden begynnelsen, og har doblet omsetning hvert eneste år siden lansering i 2012. I år blir intet unntak. Forskjellen på veksten de tidligere årene og nå, er bare at nå begynner det å bli snakk om såpass store volumer, at årets dobling stiller helt nye krav til alt fra produksjon til logistikk og salgsapparat.

Det er ikke til å stikke under en stol at innføring av nye systemer er krevende. Det koster både tid og penger som man gjerne skulle brukt andre steder i bedriften. Men god systemutvikling er nødvendig for å tåle vekst. Vi har satt oss et mål om at i 2016 skal vi ha 100 prosent «delivery on time». Når man da tenker på hvor mange ledd som er involvert i hele prosessen fra en idé om et nytt produkt blir til, og videre til produktutvikling og produksjon, til lager og logistikk, til internasjonal markedsføring, salg og salgsoppfølging, så er det ganske mye som må være vanntett.

Det skal ikke mye vingling til i ett av leddene, før hele rekken blir forskjøvet.

Derfor har vår CFO brukt hele sommeren til å få på plass nye og robuste økonomi- og logistikksystemer, som kan tåle en stor økning i både geografisk omfang og volum. Vi har fått en ny og erfaren salgssjef med på laget, og Erling har nå inntatt rollen som sjef for eCommerce. Med et mye større varevolum som skal passere gjennom nærmere 1000 butikker rundt i verden, samt vår egen nettbutikk, så krever det nå fullt fokus på å bygge gode systemer begge steder.

Samtidig har vi fått på plass en dedikert sjef for kundebehandling, som holder fokus på å yte god kundeservice gjennom hele prosessen. Vi har fått «feet on the ground» i USA, og vi har fått inn nye krefter på produktutvikling og produksjon. Og sist men ikke minst, så har vi for første gang fått en daglig leder i bedriften. Truls har tredd inn i rollen som skipper på skuta, noe som hjelper alle å holde fokus riktig sted.

For min egen del handler også en del av systemutviklingen om å klare å gjøre meg selv utbyttbar. I forrige innlegg her på Gründerbloggen skrev jeg om at jeg er på jakt etter min arvtager. Denne prosessen har fått meg til å innse at det krever god systembygging for å klare å bytte ut en av brikkene i en gründerbedrift.

Når man starter en ny bedrift, så er menneskene selve bedriften. Hver person har gjerne rollen til en hel avdeling. Dermed gjør man ikke rapportering på samme måte som i større bedrifter, og man har gjerne heller ikke laget prosedyrer for dokumentering. 

Mange av systemene eksisterer dermed kun i hodet til den som gjennomfører oppgavene, og samarbeidspartnere er et resultat av personlige relasjoner. Derfor bruker jeg nå deler av tiden min nå på å tilrettelegge systemer for neste person som kommer inn i bedriften. Jeg kan for øvrig meddele at vi har fått inn veldig gode søkere, så forhåpentligvis kan jeg fortelle i neste blogginnlegg hvem som blir vår neste merkevaresjef!

Om en drøy uke braker det løs med ny høysesong for Douchebags. Da lanserer vi ny nettside med nye produkter. I dette øyeblikk renner det inn containere med produkter til lagrene våre i USA, Europa og Asia. I fjor bommet vi grovt på «forecastingen», vi undervurderte etterspørselen, og solgte veldig mye mer enn hva vi hadde sett for oss at vi skulle gjøre. Det endte med at vi ble raskt utsolgt, og vi har sittet med en mer eller mindre tom nettbutikk siden januar i år. Den feilen har vi bestemt oss for at vi ikke skal gjøre igjen, og derfor har vi trøkket til skikkelig i år. Med et mål om å selge mer enn vi noensinne har gjort, og samtidig være proffere i alle ledd enn vi noensinne har vært, så gjenstår det bare å krumme nakken og kjøre i gang årets show.

Og husk (som vår CFO ofte minner oss på): Failing to plan is like planning to fail!

-Mette

Følg @douchebags på Instagram

Kommentarer